Vprašanje »koliko časa prihranim z avtomatizacijo« dobim pri skoraj vsakem prvem pogovoru s stranko, a splošen odgovor – »veliko« – ni posebej uporaben. V tem članku razčlenim prihranek časa po konkretnih opravilih in na enem ilustrativnem primeru pokažem, kako je lahko videti teden pred avtomatizacijo in po njej.
Zakaj je »prihranite čas« prazna obljuba, dokler ni razdeljena na opravila
Avtomatizacija ne prihrani časa na splošno – prihrani ga na konkretnih, ponavljajočih se opravilih: odgovarjanju na ista vprašanja, prepisovanju podatkov iz enega sistema v drugega, pošiljanju opomnikov, pripravi tedenskih poročil. Če opravilo ni ponavljajoče se ali je vsak primer edinstven, avtomatizacija prihrani malo ali nič – zato je prvi korak vedno pregled, katera opravila se v vašem podjetju dejansko ponavljajo vsak teden.
Pregled po opravilih: koliko časa dejansko vzamejo
- Odgovarjanje na ponavljajoča se vprašanja strank (cena, delovni čas, lokacija): tipično 3–6 ur na teden.
- Ročno prepisovanje podatkov iz e-pošte ali obrazcev v drug sistem (CRM, Excel): 2–4 ure na teden.
- Pošiljanje opomnikov za termine ali neplačane račune: 1–3 ure na teden.
- Priprava tedenskega poročila iz več virov (prodaja, povpraševanja, zaloge): 1–2 uri na teden.
Primer enega tedna: pred avtomatizacijo in po njej
Približno 9 ur na teden, porabljenih za odgovarjanje na ponavljajoča se vprašanja, prepisovanje podatkov in pošiljanje opomnikov – razpršeno čez cel teden, med drugim delom.
Približno 2 uri na teden za pregled izjem, ki jih avtomatizacija ni znala rešiti sama, in za končno potrditev dogovorov s strankami.
Primer je ilustrativen, povzet po izkušnji z enim naročnikom iz storitvene dejavnosti – dejanski prihranek je odvisen od obsega in vrste opravil v vašem podjetju.
Kam gredo prihranjene ure
Prihranjen čas se najpogosteje porabi na enega od treh načinov: več strank v istem času brez dodatnega zaposlenega, hitrejši odzivni čas (kar pogosto pomeni več sklenjenih poslov) ali preprosto manj dela zvečer in med vikendi. Kateri od teh treh načinov prevladuje, je odvisno od tega, ali je podjetje trenutno bolj omejeno s časom lastnika ali s številom strank.
Kdaj prihranek ni resničen
Prihranek časa ni samodejen – če avtomatizacija ni pravilno nastavljena (napačna baza znanja, preveč izjem, ki jih mora lastnik vseeno reševati ročno), se prihranjeni čas hitro porabi za popravljanje njenih napak. Zato vedno priporočam, da se najprej avtomatizira eno, dobro opredeljeno opravilo, in šele ko to zanesljivo deluje, se obseg širi na naslednje.
Pogoste napake pri merjenju prihranka
- Merjenje samo tega, koliko sporočil gre avtomatsko, namesto dejansko prihranjenega časa.
- Pozabljen čas, potreben za vzdrževanje in posodabljanje avtomatizacije.
- Pričakovanje takojšnjega prihranka v prvem tednu, še preden se baza znanja ustali.
Koliko stane in koliko prihranite
Pri odločanju je smiselno primerjati mesečni strošek avtomatizacije z urno postavko časa, ki ga prihrani lastnik ali zaposleni – natančen cenik najdete na strani s ceniki, podroben opis posameznih rešitev pa na strani storitve.
Pogosta vprašanja
Pred začetkom pregledamo, katera opravila se v vašem podjetju najpogosteje ponavljajo, in za vsako ocenimo, koliko časa trenutno vzame – šele na podlagi tega je ocena prihranka realna, ne pavšalna.
Redko v celoti – baza znanja in pravila se v prvih dneh še dopolnjujejo, zato je realen prihranek bolje meriti po dveh do treh tednih delovanja.
Praviloma ne nadomesti osebe v celoti, pogosteje ji sprosti čas za delo, ki prinaša več vrednosti kot ponavljajoča se administracija.
Odvisno od obsega opravil – natančen cenik najdete na strani s ceniki, pri čemer se strošek pri večini strank povrne v nekaj mesecih prihranjenega časa.
Preberite tudi: Kaj je avtomatizacija poslovnih procesov (in zakaj ni tako zapletena, kot zveni)
Zanima vas, koliko časa bi avtomatizacija prihranila vašemu podjetju?
Rezervirajte brezplačen posvet