Skoraj vsak lastnik malega podjetja ima nekje tabelo, v katero vpisuje prihodke in odhodke. Problem ni v tabeli sami, ampak v tem, kdaj se vanjo dejansko vnese podatek – navadno konec meseca, ko je za marsikatero odločitev že prepozno.
Zakaj denarni tok „iz glave” ne deluje
Veliko lastnikov malih podjetij stanje računa spremlja preprosto tako, da preveri stanje v spletni banki. To pove, koliko denarja je na računu danes, ne pove pa, koliko od tega je že „rezerviranega” za prihajajoče stroške – najemnino, plače, dobavitelje – in koliko dejansko ostane na voljo.
Excel tabela to lahko popravi – v teoriji. V praksi jo vodi ena oseba, ki jo posodablja, kadar ima čas, kar pogosto pomeni enkrat na teden ali celo redkeje. Med posodobitvami je slika vedno zastarela, odločitve pa se sprejemajo na podlagi podatkov, ki niso več točni.
Kako to reši avtomatizacija
Namesto da nekdo ročno vnaša vsak prihodek in strošek, se ti podatki zajamejo samodejno – iz bančnega izpiska, izdanih in prejetih računov ter drugih orodij, ki jih že uporabljate. Sistem jih sproti sešteje in vam pokaže trenutno stanje na enem mestu, brez zamika za teden ali dva.
Rezultat je preprosta nadzorna plošča, ki vsak dan pokaže odgovor na eno vprašanje: koliko denarja dejansko imam na voljo, ko odštejem vse, kar že vem, da me čaka.
Za koga je to smiselno
Predvsem za podjetja, kjer prihodki in odhodki nihajo iz meseca v mesec – sezonska dejavnost, projektno delo, obrt z neenakomernimi naročili. Tam je razlika med „vem, kje sem” in „upam, da bo dovolj” pogosto razlika med mirnim in stresnim koncem meseca.
Kaj mora stranka dejansko narediti
Potreben je dostop do orodij, ki jih že uporabljate za izdajanje in prejemanje računov, ter kratek pogovor o tem, kateri stroški se pri vas ponavljajo (najemnina, plače, dobavitelji). Od tam naprej se nadzorna plošča zgradi okoli vaših obstoječih podatkov – ne obratno.
Kaj to spremeni pri odločanju
Razlika se najbolj pozna pri odločitvah, ki jih danes sprejemate „na oko” – ali si lahko privoščite večji nakup opreme zdaj ali počakate do naslednjega meseca, ali je varno zaposliti novega sodelavca, ali boste pravočasno plačali dobavitelja. Z jasno sliko denarnega toka te odločitve temeljijo na dejanskih številkah, ne na občutku, da „bo že nekako”.
Enako pomembno je, da opozorilo pride pravočasno v drugo smer – če se obeta mesec s tesnejšim denarnim tokom, to veste tri ali štiri tedne vnaprej, ne šele takrat, ko se položnica že zatakne. To vam da dovolj časa, da ukrepate – pospešite izterjavo, odložite manj nujen strošek ali preprosto pripravite rezervo.
Preberite tudi: Avtomatizirano tedensko poročanje · Avtomatizirana obdelava računov · Finance in denarni tok
Zanima vas, kako bi bila videti nadzorna plošča denarnega toka za vaše podjetje?
Rezervirajte kratek pogovor