Rok za plačilo je potekel pred tednom dni, stranka pa še ni plačala. Vprašanje ni, ali jo opomniti – vprašanje je, kdo si bo zapomnil, da je treba to narediti, in kdaj bo za to našel čas. V praksi se zgodi eno od dvoje: opomnik gre ven z dvo- do tritedensko zamudo, ali pa ne gre ven sploh, ker se med vsemi drugimi nujnejšimi stvarmi preprosto izgubi.
Zakaj ročno opominjanje skoraj vedno zaostaja
Opomin za neplačan račun ni nikoli najbolj nujna naloga na seznamu – vedno obstaja nekaj, kar se zdi pomembnejše od tega, da preveriš, kdo med strankami še ni plačal. Posledica je, da se opominjanje zgodi v sunkih, po navadi enkrat na mesec, ko nekdo končno odpre seznam odprtih računov in ugotovi, da je nekaj od njih zapadlo že pred tremi tedni. Vsak dan te zamude je dan, ko denar, ki vam že pripada, ostaja na računu nekoga drugega.
Zakaj je prvi opomnik najpomembnejši
Večina zamud pri plačilu ni posledica tega, da stranka noče plačati – je posledica tega, da je račun pozabila med drugo pošto ali da je plačilo preprosto spodrsnilo iz njenega koledarja. Opomnik, poslan en do tri dni po zapadlosti, pogosto zadostuje, da stranka plača v naslednjih nekaj dneh, še preden zamuda postane nerodna ali preden se sploh zave, da je nastala. Čim dlje po zapadlosti opomnik pride, tem bolj se mora stranka vprašati, zakaj je prišel tako pozno – in tem bolj neroden postane pogovor za obe strani.
Kako avtomatizacija vodi celotno zaporedje opominov
Sistem vsak dan samodejno preveri, kateri izdani računi so zapadli in še niso plačani, nato pa po vnaprej dogovorjenem razporedu pošlje vljudno opozorilo – prvo nekaj dni po zapadlosti, drugo, nekoliko bolj odločno, teden ali dva kasneje, in po potrebi tretje, preden zadeva sploh pride do vas osebno. Ton vsakega sporočila je enak, kot bi ga napisali sami, saj predlogo pripravimo skupaj z vami – avtomatizacija le poskrbi, da se vsako sporočilo pošlje ob pravem času, ne glede na to, kako natrpan je vaš teden.
Takoj ko stranka plača, sistem to zazna in zaporedje opominov zanjo samodejno ustavi – nihče ne dobi opomnika za račun, ki ga je ravnokar poravnal, kar je ena najpogostejših in najbolj nerodnih napak pri ročnem opominjanju.
Primer iz prakse
Majhno računovodsko podjetje ima okoli 40 strank z mesečnim naročniškim računom. Prej je lastnica enkrat na mesec preverila odprte postavke v računovodskem programu in ročno poslala opomnike peščici strank, ki so zaostajale – vedno z zamudo, ker je za to imela čas šele, ko so se druge naloge umirile. Zdaj sistem opomni vsako stranko posamezno, natanko tri dni po zapadlosti njenega računa, lastnica pa dobi le tedenski povzetek, katere stranke so morda opomnik že prejele dvakrat in bi jih bilo smiselno poklicati osebno.
Kaj mora podjetje dejansko narediti
Potrebna je povezava do sistema, v katerem vodite izdane račune (računovodski program, e-računi ali preprosta razpredelnica z zapadlostmi), dogovor o tonu in vsebini posameznih opominov, in odločitev, po koliko dneh zamude gre posamezen opomnik ven. Vse skupaj zahteva en začetni pogovor – nato sistem teče samodejno v ozadju, brez dnevnega vzdrževanja z vaše strani.
Kaj to pomeni za posel
Doslednost je tu pomembnejša od agresivnosti – stranka, ki vsakič prejme opomnik točno tretji dan po zapadlosti, se hitro nauči plačati pravočasno, saj ve, da zamuda ne ostane neopažena. Poleg krajšega povprečnega časa do plačila avtomatizacija odpravi tudi nerodnost, ki jo marsikdo čuti ob osebnem klicanju strank zaradi denarja – prvi, nevtralni opomnik gre ven sam, osebni klic pa ostane rezerviran le za resnično trdovratne primere.
Podobno kot pri avtomatiziranem spremljanju denarnega toka , gre za dve plati istega vprašanja: eno za to, koliko denarja vam dejansko pride v podjetje, drugo za to, kako hitro vam dejansko pride. Skupaj z avtomatizirano obdelavo prejetih računov tako pokrijete obe strani – prejete in izdane račune – z enako doslednostjo.
Preberite tudi: Obdelava računov
Zanima vas, koliko hitreje bi lahko prišli do plačil?
Rezervirajte kratek pogovor